2. Juni 2016 - Man kann Verwaltungsarbeiten bei Vertragsprozessen aufwändig von Hand bearbeiten – oder man kann kleine Tricks und technische Helfer nutzen, um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Hier die fünf besten Tricks und Tipps um Zeitfressern ohne Aufwand Einhalt zu gebieten.
Einer der schlimmsten Sätze in der deutschen Sprache lautet: “Das haben wir schon immer so gemacht!” Die Umstellung auf Zeitgemäßes – beispielsweise in der Administration - fällt schwer. Aber: Die manuelle Pflege von Daten ist aufwändig, fehleranfällig und mühsam.
Doch in vielen Unternehmen wird es weiterhin so gehandhabt, weil es an technischer Unterstützung mangelt - auch heute im digitalen Zeitalter ist das der Fall. Ein hoher personeller Aufwand oder eine schlechte Qualität in der Vertragsverwaltung zu Gunsten der vertrieblichen Aktivitäten wird hierbei häufig in Kauf genommen.
Dabei gibt es heute die technischen Mittel um die Prozesse in der Vertragsverwaltung zu straffen, ohne dabei auf die Qualität verzichten zu müssen. So bleibt dann auch wieder mehr Zeit für den Verkauf ohne Qualitätseinbußen in der Vertragsverwaltung.
1. Nutzung von Vergleichsrechnern
Wird die Tarifberechnung mit moderner Vergleichsrechner durchgeführt (etwa Mr-Money), besteht in vielen Fällen die Möglichkeit, direkt einen Antrag zu erzeugen und diesen online an den Versicherer zu übermitteln. Besitzen Vergleichsrechner und das eigene Verwaltungsprogramm eine gemeinsame Schnittstelle, kann der erzeugte Antrag sogar direkt im Verwaltungsprogramm angelegt und die elektronischen Vertragsdokumente hinterlegt werden. Optimaler Weise wird gleich auch der Vertrag auf Wiedervorlage gelegt.
2. Geschickt scannen
Erfolgt die Antragsaufnahme auf dem herkömmlichen Weg - mit Stift und Papier - können die Anträge beim Scannen ausgelesen und die Daten extrahiert werden. Moderne Scanprogramme erkennen Handschriften und übersetzten sie in Daten. Sind die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen, ist es dann möglich, die Antragsdaten in das Bestandsführungssystem zu übertragen – ganz ohne mühseliges Abtippen.
3. Beratungssoftware clever nutzen
Erfolgt die erste Datenerfassung des Kunden in einem Fremdsystem, zum Beispiel einer Beratungssoftware, in einer Kunden-App oder einem digitalen Versicherungsordner, können vorhandene Fremdverträge über das Internet sofort ins Maklerverwaltungsprogramm gespeist werden.
4. Workflow für Fremdverträge bei Bestandsübertragung
Fremdverträge sollten immer, möglichst automatisch über einen definierten Workflow terminiert sein, um diese zu überprüfen, wenn notwendig zu kündigen oder eine Bestandsübertragung (BÜ) zu veranlassen. Im Falle einer geplanten Bestandsübertragung ist es von großem Vorteil, wenn das Verwaltungsprogramm wichtige Schritte zur Beantragung der BÜ automatisiert im Hintergrund vorbereitet. Beispielsweise können die notwendigen Dokumente erstellt und mit der Maklervollmacht an eine E-Mail gehangen werden, deren Inhalt Sie im Vorfeld schon bestimmen können. So muss die E-Mail nur noch versendet und auf Wiedervorlage gelegt werden.
5. Wiedervorlagen zur Erinnerung
Um wichtige Vertragstermine, wie Vertragsbeginn, Ablauf, ablaufende Fremdverträge nicht zu verpassen, bieten moderne Maklerverwaltungsprogramme wie zum Beispiel von CODie.com Erinnerungsfunktionen. Diese erinnern den Vermittler sowohl im Dashboard des Programms, als auch per E-Mail und/oder SMS über diese wichtigen Termine. (ml / www.bocquel-news.de)
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