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Konzepte und Kriterien

Häufige E-Mail-Pannen und wie man sie vermeiden kann

1. August 2016 - Schnell, effizient und einfach – E-Mails begleiten die meisten Arbeitnehmer durch den beruflichen Alltag. Doch die elektronische Post hat ihre Tücken: falscher Adressat, peinliche Tippfehler, Anhänge, die nicht in Kundenhände gehören. Mit diesen Tipps lassen sich E-Mail-Pannen beheben.

Der “Senden”-Button ist schnell gedrückt und manchmal merkt man erst danach, dass die E-Mail einen peinlichen Tippfehler oder eine missverständliche Formulierung enthält. Wer jetzt verzweifelt, sollte trotzdem nicht sofort auf handgeschriebene Briefe umsteigen. Eile mit Weile, man kann nämlich auf Nummer Sicher gehen, wenn man beim Verfassen der E-Mail zuerst den Text schreibt und dann erst den Empfänger hinzufügt – so kann die Mail nicht gesendet werden, bevor sie spruchreif ist.

E-Mails zurückrufen – geht das denn?
Und wenn es bereits zu spät ist? Dann möchte man das Geschriebene am liebsten zurück nehmen. Manchmal ist dies möglich: Mit Outlook können firmeninterne Nachrichten unter „Aktionen“ > „Nachricht zurückrufen“ gestoppt werden – das funktioniert aber nur, wenn das Unternehmen Microsoft-Exchange-Server für die E-Mail-Kommunikation nutzt. Auch wer aus Versehen auf “allen antworten” geklickt hat, kann ebenfalls solche E-Mails zurückrufen, die an den falschen Adressaten gingen. Hat der Empfänger die Nachricht bereits geöffnet, hat diese Methode allerdings auch keinen Erfolg mehr.

Eine andere Möglichkeit diese E-Mail Falle zu vermeiden, ist die verzögerte Sendung von E-Mails. G-Mail und einige andere Dienste bieten eine Sende-Verzögerung von bis zu 30 Sekunden an. Auch nützlich; der Mail-Dienst von Google warnt beim Zusammenstellen eines E-Mail-Verteilers, wenn man einen Empfänger zu einer Gruppe hinzufügt, zu der er bislang nicht gehörte.

Ein Griff zum Telefonhörer bewahrt vor Peinlichkeiten
Wer mit einer E-Mail vertrauliche Daten an den Kunden statt an den Kollegen geschickt hat, kann die Nachricht meist nicht mehr zurückrufen. Das Nachsenden mehrerer „Bitte löschen“-E-Mails könnte die Angelegenheit sogar noch schlimmer machen, denn diese werden sehr wahrscheinlich zu spät geöffnet und wirken unprofessionell. Wirkungsvoller: Stattdessen ist ein Anruf beim Kunden der schnellste und verlässlichste Weg, um auf die Vertraulichkeit hinzuweisen und darum zu bitten, die Nachricht ungelesen zu löschen. Der Empfänger ist sicherlich verständnisvoll: denn wem ist das noch nicht passiert?

Anlagen in der Cloud speichern
Wenn vertrauliche Anhänge an die falschen Personen gesendet werden, ist das manchmal nicht nur peinlich, sondern geschäftsschädigend: Vertrauensverlust und Vertragsstrafen drohen. Um das zu verhindern, sollten diese Daten gar nicht erst per Mail verschickt werden. Statt Anhänge als Datei hochzuladen, können sie als Download-Link in den Text eingefügt werden. Mittels verschiedener Cloud-Anbieter beispielsweise Dropbox können Dateien so sicher verschlüsselt, mit einem zusätzlichen Passwortschutz eingerichtet und die Anzahl der Downloads noch nachträglich begrenzt, gesperrt und dokumentiert werden. (ml / www.bocquel-news.de)

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